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甘肃农业大学图书馆科技查新工作细则
2017-06-03 11:45   审核人:   (点击: )

   

为贯彻国家科学技术部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法,确保查新工作的质量,维持查新的客观性、权威性和科学性,使查新工作制度化、规范化,现参照国家科学技术部颁布的《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》,制订本项工作实施细则。

一、查新工作程序

1.接 待

1热情接待查新咨询用户,向用户介绍、宣传查新咨询工作的目的、意义、性质、要求和有关方针、政策、规章制度,解答用户提出的有关问题,初步了解用户要求查新咨询项目的情况。

2对正式要求查新咨询的用户,提供《查新项目委托书》(查新合同),并向用户说明《查新项目委托书》的填写要求,指导和帮助用户填好《查新项目委托书》,对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求,可与用户协商,或提出建议供用户参考。

2. 委 托

1立题查新要提交填写清楚的科研项目申请书,如科研项目申请书;应提交相应的技术资料、成果及其他查新,必须提交成果申报书、论文目录、主要论文原文及其他有关技术资料。

2委托者不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请,课题开始检索后,不得更改其内容和题目,如需更改则按重新委托办理。

3委托者在委托查新时,应主动向查新咨询人员介绍所委托项目的内容要点、特点、新颖点、范围以及需要特别注意的问题。凡申请密级查新项目的单位或个人,应在《查新项目委托书》上写明密级,特殊要求保密的可根据需要特别注明。

4委托者须按要求认真逐项填写《查新项目委托书》,尤其要将项目的内容要点、技术关键、主要指标、创新点(新颖点)及其他特点等填写清楚,简明扼要地列出需要进行国内外对比分析的查新咨询要点和查新咨询要求。

5为准确、方便地进行查新检索咨询。委托者应在《查新项目委托书》中相应栏目提供5-10个中英文对照检索用词和(或)检索符号;列出与该项目密切相关的国内外文献;如确需加急,则须填明加急时间

6有下列情况之一时,查新机构可以拒绝查新委托:

1)查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点;

2)查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。 

3. 受 理

(1) 用户填好《查新项目委托书》后,查新咨询接待/受理人员应予认真审查,必要时双方进行讨论和协商,在互相理解和达成一致后,由受理人员和委托人员双方签字,以示正式委托和受理。

(2) 正式受理后,受理人员应补充填写查新合同编号;如需加急,则须注明。

(3)向委托者索要详细的查新项目背景材料和主要技术资料,拒绝提供者可不予受理。

(4) 用户按照本机构《查新咨询收费标准》交纳预计的查新咨询费。

5一般情况下完成查新报告的时间:查新范围为国内的为 10 个工作日,国内外的为 15 个工作日(不含排队、异地查取原文时间)。遇有特殊情况,需加急处理者,可申请办理加急业务。为保证查新质量,对10天内要求出具查新报告的项目按加急件处理。

4.检索过程

1分析受理项目,确定检索范围,选准检索工具,明确检索手段和途径;

2选择检索用词和(或)检索符号(包括主题词、副主题词、关键词、分类号、专利号、化学物质登记号等),准确地进行逻辑组配,制定检索式和检索策略;

3对检索策略进行试检,将试检结果与委托者的资料进行对照;

4)修改检索策略,必要时与委托者进行协商,确定最佳检索途径进行检索;

5在检索过程中不断调整检索策略,除检索词之间的逻辑组配外,还要考虑检索式与检索词之间以及检索式之间的可能组配,通过扩展和限制检索的不断交替进行,最后检出相关度较高的文献。

5. 分析对比

1对检索到的相关程度较很高的文献进行浏览,对照查新咨询要点,进行文献内容范围、分布状况和相关程度分析,初步确定密切相关文献;

2逐篇查阅初步确定的密切相关文献的原文摘要(有时可能全文),最后确定密切相关文献;

3将密切相关文献与查新咨询要点即查新咨询项目的主要技术内容、技术特点、技术指标及其水平逐一、分别或综合进行对比分析;密切相关文献较多时,可将文献按要素对比论述,也可将密切相关文献进行综合分析,然后再选择2-3篇典型文献进行比较详细的对比分析;对于密切相关文献较少的项目,要对密切相关文献逐篇对比分析;

4分析对比的过程用综述或列表的方法表述;

5通过分析对比得出新颖性评价,按查新咨询要点回答查新咨询项目的主要内容或某一方面是否已有相同或类似研究,该项目主要技术处于什么水平、有哪些特点等。

6审核员对查新程序、文献资源、检索词、相关度、对比分析、查全率及查准率、查新结论等方面进行审查并提出修改意见。必要时可聘请咨询专家,就查新项目的技术内容提供相关背景资料、文献线索和新颖性判断。  

6. 出具查新咨询报告书

  查新咨询报告书由封面、主体及附录三部分组成。

1封面:包括编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构(盖章)、查新完成日期等。

2主体:主要分为七部分。

  1 )查新目的:查新目的可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划,科研课题开始前的资料收集等;成果查新包括为成果鉴定、申报奖励等。

  2 )查新项目的科学技术要点:查新项目的科学技术要点是指查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等。查新报告中的科学技术要点应当以查新合同中的科学技术要点为基础,参照查新委托人提供的科学技术资料做扼要阐述。

  3 )查新点与查新技术要求:查新报告中的查新点和查新要求应当与查新合同中的一致。

  4 )文献检索范围及检索策略:这部分应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词和手工检索的工具书、年限、主题词、分类号等。

  5 )检索结果:查新员应当根据查新项目的科学技术要点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。检索结果这部分应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况,并包括下列内容:

  ① 对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述;

  ② 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出;

  ③ 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

  6 )查新结论应当包括下列内容:

相关文献检出情况;

检索结果与查新项目科学技术要点的比较分析;

对查新项目新颖性的判断结论。

  7 )查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写:

  ① 报告中陈述的事实是真实和准确的。

  ② 我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核,并做出上述查新结论。

我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关。

3附录 :可附主要密切相关文献原文复印件和一般相关文献的摘要若干篇。

4查新报告一式三份,两份连同附件材料一起交委托方,一份由查新单位存档。

     存档包括所有原始资料(委托者提供的课题或成果申报书及相应技术资料、合同书及其它有关资料)、提交用户的查新咨询报告副本或复印件及反馈意见等,并按要求建立查新咨询报告数据库。

二、查新工作质量要求

1. 根据委托人的查新要求,对于国内查新项目,应以数据库检索、光盘检索、网络检索等计算机检索为主,手工检索为辅;对于国内外查新项目,应在国内查新的基础上进行国外联机检索。特别对于通过光盘检索或专业数据库检索后,其检索结果为“零”或相关文献较少的查新项目,必需要经网络检索,以扩大检索范围,保证查全率。

2.查新员在选择检索系统(主要针对联机检索)时,应尽可能选用功能齐全、费用经济、检索方法简便的系统,特别应注重查新档案库、科技成果档案库和专家库等在检索中的应用。

3.查新员选择好数据库后,应尽可能构造出准确表达查新委托人信息需求的检索式,以节省联机时间,降低检索费用。

4.查新检索年限一般不得少于10年,必要时为15年或更长。每个查新项目必须检索8-10个综合性和专业性数据库及检索刊物,并对其相关学科的核心期刊现刊进行手检,每个项目须检索8-10种以上相关现刊,以便与查新课题进行对比分析。

5.每一个查新项目需由2名查新员共同完成,查新检索时间一般为10-15天。

6.对检索结果为“零”的查新项目,在出具报告之前,查新人员应和委托方共同商讨,重新审核检索词、检索范围、年限、检索策略是否正确,并要求再次进行检索,有必要时应提交专家咨询组审查并做出最终结论。

7.查新结论应包括检索到的相关文献数量、文献分布情况概述和综合比较分析,对密切相关文献或主要相关文献应进行分析比较,围绕查新点说明与所查课题相同、相似或不同之处,最后写出查到与课题相同、相似的文献或未查到相同文献及对查新项目新颖性的判断结论。

8.查新员撰写的每一个查新结论,都应当以文献为依据,符合实际,不包含任何个人偏见;不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。

9.查新报告中应对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述,应根据所检出文献的相关程度,按照从密切到一般的次序将相关文献以题录或文摘的格式依次排序列出;对所列出的主要相关文献在报告中应进行简要描述,一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提。每个查新报告必须附上密切相关文献或主要相关文献的原文3-5篇以上。

10.查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语、文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准化规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。

三、对查新工作的管理

1.查新员必须具有本科(含)以上学历,中级(含)以上专业技术职称,能熟练掌握检索技能,具有相关的专业知识和较宽的知识覆盖面,熟悉查新判断、分析的原则与要求,能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼,具备从事查新的能力;熟悉《科技查新机构管理办法》;接受过国家有关查新的正规培训,具有从事查新的资格;具有两年以上与查新相关的工作经历;具有一定的外语水平、计算机水平;具有良好的职业道德。

职责为:查新员须负责查新的全过程,代表本查新机构处理查新委托等事宜并负责撰写查新报告;必要时与审核员协商后代表本机构选择合适的查新咨询专家。

2.审核员除具有上述条件外,还必须具有中级专业技术以上职称。

职责为:审核员须负责审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范,并向查新员提出审查意见。

3.对查新项目的受理,应根据《科技查新机构管理办法》和科技部颁发的《科技查新规范》,以及我馆《科技查新规范实施细则》的有关规定,受理查新业务。有下列情况之一时,不得受理查新委托:

    1)查新项目所属专业超出本机构所承担查新业务的专业范围;

2)缺少必要的数据库或文献资源;

3)查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点;

4)查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。

4.查新单位应严格遵守“回避”保密制度,不得承担本人及其直系亲属参与科技项目的查新工作,同时对委托方提供的技术资料、口述技术内容等负责保密。

5.查新人员应维护查新项目所有者(委托单位或人)的知识产权,课题完成后应将所有查新材料全部退还查新机构或查新项目所有者,不得向其他组织或个人扩散,不得非法占为己有,使用、提供、转让他人的科技成果。

6.查新人员、审核人员应遵守科学道德和职业道德,严肃认真地进行操作,如违反业务规则、弄虚作假、徇私舞弊、收受贿赂,出具虚假报告,给用户造成损失,将撤消其查新资格,情节严重者,给予必要的行政处分。

7.为了保证查新报告的质量,提高查新人员的业务水平,应开展经常性的用户反馈意见调查及查新工作的定期抽查,查新报告质量的抽查应每年进行一次,以课题量的2.5%-3%(原则上每人1-2个课题)进行随机抽查,抽查内容包括:检索词、分类号、检索范围是否合理,相关文献的查全率、查准率,查新报告的结论是否客观、准确等,以此作为改进查新工作及奖罚的依据。

8.查新项目的档案管理:项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记、并需经双方签字;查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理。管理年限一般为5年,逾期档案可予销毁,销毁档案须经图书馆领导批准,并建立销毁登记;同时,对查新项目的有关材料应当使用计算机进行管理,每个项目的《科技查新报告》完成后录入到科技查新管理系统。

 

 

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